Digitalisierungsprojekte versprechen effizientere Abläufe, weniger manuelle Arbeit und mehr Transparenz. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig: Die technische Lösung ist nur ein Teil der Herausforderung.
Projekte geraten ins Stocken, weil das Tagesgeschäft dazwischenkommt, Verantwortlichkeiten nicht klar sind oder die Komplexität unterschätzt wird.
Wie lässt sich ein Digitalisierungsprojekt also so umsetzen, dass am Ende nicht nur neue Software vorhanden ist, sondern tatsächlich bessere Prozesse entstehen?
Drei Wege, Digitalisierungsprojekte umzusetzen
Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Digitalisierung von Prozessen voranzutreiben. Welche davon sinnvoll ist, hängt von den vorhandenen Ressourcen, dem internen Know-how und der Komplexität des Vorhabens ab.
1. Umsetzung mit externen Consultants
Eine Möglichkeit besteht darin, externe Consultants oder direkt einen ERP- beziehungsweise Softwareanbieter mit der Digitalisierung zu beauftragen.
Externe Expertise kann wertvoll sein. Entscheidend ist jedoch, dass nicht die Software, sondern Ihre bestehenden Prozesse und Anforderungen Ausgangspunkt des Projekts sind.
Andernfalls besteht die Gefahr, dass:
- vorhandene Prozesse zu wenig berücksichtigt werden,
- eine bestimmte Software die Lösung vorgibt,
- Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern entstehen,
- Aufwand und Kosten schwer planbar werden,
- das Projekt technisch funktioniert, im Arbeitsalltag aber nicht die gewünschte Wirkung erzielt.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht zuerst: Welche Software brauchen wir? Sondern: Welches Problem möchten wir lösen?
2. Digitalisierung intern vorantreiben
Viele Unternehmen starten Digitalisierungsprojekte zunächst mit eigenen Mitarbeitenden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Niemand kennt die internen Abläufe besser als das eigene Team.
Doch dann kommt das Tagesgeschäft.
Kundenprojekte haben Vorrang, personelle Wechsel bremsen das Projekt und die ersten Termine verschieben sich. Gleichzeitig wächst das Vorhaben häufig über den ursprünglich geplanten Umfang hinaus.
Was dann oft fehlt, ist eine Person, die:
- den Gesamtüberblick behält,
- Abhängigkeiten zwischen Teilprojekten erkennt,
- Zeitpläne und Ressourcen koordiniert,
- Entscheidungen einfordert,
- technische Fragestellungen mit den Fachbereichen verbindet,
- Mitarbeitende in die Veränderung einbezieht.
Gerade bei komplexeren Digitalisierungsprojekten kann diese Koordinationsfunktion entscheidend sein.
3. Umsetzung mit externer Projektleitung
Eine weitere Möglichkeit ist, das interne Fachwissen mit einer externen Projektleitung zu kombinieren.
Dabei bleibt das Wissen über Prozesse und Anforderungen im Unternehmen. Gleichzeitig übernimmt eine externe Fachperson die Aufgabe, das Vorhaben zu strukturieren, Entscheidungen voranzutreiben und den Überblick über Zeit, Budget und technische Abhängigkeiten zu behalten.
Eine externe Projektleitung bringt insbesondere:
Überblick
Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Systemen und Projektphasen werden frühzeitig sichtbar.
Verbindlichkeit
Aufgaben, Entscheidungen und Termine werden konsequent nachverfolgt.
Erfahrung
Technische und organisatorische Stolpersteine können bereits während der Planung erkannt werden.
Herstellerunabhängigkeit
Nicht ein bestimmtes Tool steht im Mittelpunkt, sondern die Lösung, die zur jeweiligen Herausforderung passt.
Einbezug der Mitarbeitenden
Workshops und Schulungen helfen dabei, Wissen aufzubauen und Veränderungen im Arbeitsalltag zu verankern.
Ergebnisorientierung
Nicht geleistete Stunden definieren den Projekterfolg, sondern funktionierende Prozesse und ein nutzbares Ergebnis.
Digitalisieren beginnt nicht mit der Software
ERP, Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung oder andere Business-Lösungen sind Werkzeuge.
Entscheidend ist, dass das Werkzeug zum Prozess passt.
Deshalb sollten vor einer technischen Umsetzung zunächst die Anforderungen, Verantwortlichkeiten und gewünschten Ergebnisse geklärt werden.
Je nach Projektgrösse und vorhandenen Ressourcen können Aufgaben anschliessend zwischen internem Team, Projektleitung und Umsetzungspartnern verteilt werden.
Das Ziel bleibt dasselbe:
Die neue Lösung soll Ihre Prozesse vereinfachen und nicht zusätzliche Komplexität schaffen.
Wo Digitalisierung im Alltag konkret entlastet
Das Potenzial liegt häufig in wiederkehrenden administrativen Tätigkeiten.
Dokumentenmanagement
Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, Dokumente zentral, strukturiert und nachvollziehbar abzulegen.
Informationen lassen sich schneller finden, Berechtigungen können gezielt gesteuert und Prozesse wie Rechnungsprüfung oder Freigaben digital unterstützt werden.
Der eigentliche Nutzen entsteht dann, wenn Dokumente nicht einfach digital gespeichert werden, sondern Teil eines durchgängigen Prozesses werden.
Prozessautomatisierung und Schnittstellen
Auch das manuelle Übertragen und Abgleichen von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen bindet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Schnittstellen und Automatisierungsplattformen ermöglichen es, Systeme miteinander zu verbinden und wiederkehrende Arbeitsschritte automatisch auszuführen.
Damit entfällt nicht nur manuelle Arbeit. Informationen stehen auch schneller dort zur Verfügung, wo sie im nächsten Prozessschritt benötigt werden.
Erst optimieren, dann digitalisieren
Digitalisierung allein macht einen Prozess nicht automatisch besser.
Wer einen bestehenden Ablauf lediglich digital nachbaut, übernimmt möglicherweise auch dessen Schwächen.
Deshalb lohnt es sich, vor einem Digitalisierungsprojekt zunächst drei Fragen zu beantworten:
- Wo entstehen heute unnötige Arbeitsschritte oder Verzögerungen?
- Welche Prozesse sollten zuerst verbessert werden?
- Welche technische Lösung unterstützt den zukünftigen Ablauf am sinnvollsten?
Erst danach beginnt die eigentliche Umsetzung.
Fazit: Digitalisierung braucht jemanden, der den Überblick behält
Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte entstehen nicht allein durch gute Software.
Sie brauchen klare Ziele, realistische Prioritäten, definierte Verantwortlichkeiten und jemanden, der das Zusammenspiel zwischen Prozessen, Menschen und Technologie im Blick behält.
Ob diese Rolle intern oder extern übernommen wird, ist zweitrangig.
Entscheidend ist, dass das Projekt im Tagesgeschäft nicht untergeht und am Ende ein Ergebnis entsteht, das den Arbeitsalltag tatsächlich verbessert.
Sie möchten ein Digitalisierungsprojekt strukturiert angehen?
Beschreiben Sie uns kurz, wo Sie aktuell stehen und welche Herausforderung Sie lösen möchten.